内定の通知をしても辞退者が多く、どのように対策すればよいか困っている採用担当者も少なくありません。内定者面談は、効率的に行うことで内定者辞退の防止が期待できます。本記事では、内定者面談の時期や回数、面談実施までの流れ、質問・逆質問例、内定辞退を避けるコツを解説します。
内定者面談とは
内定者面談とは、内定を通知した内定者に実施する面談のことです。内定後面談やオファー面談とも呼ばれます。
内定者面談は、候補者が安心して入社できるようにするために欠かせない取り組みです。面談では、入社の意思確認や入社に対する不安の解消、労働条件の擦り合わせなど行います。内定後の承諾率や入社後の定着率にも影響を与えるため、企業は準備をしっかりと行い内定者面談を実施することが大切です。
実施する時期と回数
内定者面談の回数は、企業により1回～3回程度とさまざまですが、内々定の段階から複数に分けて実施することが一般的です。たとえば、新卒に対して行う場合は内々定が決まる4、5月に1回、内定が確定する6月～9月に1回、内定後の10月～3月に1回などに分けて実施することで、効率的に複数回の面談が行えます。中途採用の場合は、採用の時期から逆算して設定します。1回だけではなく複数回行うことで、内定者との関係性の構築や所属意識の向上が期待できます。
内定者面談の内容
入社の意思を確認する
内定者面談では、内定者の入社意思を確認することが重要です。企業が内定を通知しただけでは、内定者が内定を辞退する可能性があります。辞退されてしまうと再選考の必要性が出てくるため、入社意思の確認は重要なステップです。
入社意思の確認により、入社する人数が予測しやすくなります。また、面談を通じて入社する意思が確認できない場合、その原因を把握しフォローするなどの対策を講じることが可能です。
内定者の不安をサポートする
内定が早い段階で決まり、内定から入社まで企業と接する機会がない場合、「本当に入社できるのか」と不安に感じる内定者も少なくありません。その間、頻繁にコンタクトを取っている他企業に意識が向いてしまい、辞退される可能性もあります。
このようなリスクを低減するには、内定者が抱える不安をサポートすることが大切です。面談を通じて「この企業は自分にあっているのか」「他企業も受けたほうがいいのか」などの不安を取り除くことで、入社する意思を固めてもらったり、入社するという実感を得てもらったりできるなどの効果があります。
仕事の内容や配属先を説明する
内定者面談は、入社後の仕事内容および配属先の説明を行う場としても有効です。内定者が実際に働くイメージを持てるよう、オフィスを見学してもらうこともおすすめです。また、企業理念や労働条件、入社までの主な手続き、必要書類についての説明もあわせて行います。さらに、これらの内容について質疑応答の時間を作り、入社前・入社後の疑問を解消することも重要です。
面談により、仕事内容や条件などの説明を行うことで、企業と内定者が持つ認識の擦り合わせが行えます。入社前の手続きがスムーズになるだけでなく、入社後のミスマッチを予防することも可能です。
内定者面談を行うまでの流れ
1. 面談の目的や詳細を決める
まず、内定者面談を行う目的を明確にします。目的が明確でなければ、面談において話す内容が定まりません。たとえば、入社意思を確認するため、内定者の不安をサポートするため、仕事内容や条件を説明するためなど、面談ごとの目的を明らかにします。
目的を明確にしたら、目的を達成するために必要な面談回数や時期、話す内容などの詳細を決めていきます。また、対面形式で行うか、オンラインで行うかなどの実施方法を確認することも重要です。内定者の状況や面談内容により柔軟に対応できるよう、準備しておきましょう。
2. 面談の担当者を決定する
内容などの詳細が決まれば、次は面談の担当者の決定です。面談の担当者は、その面談内容によって適任者が変わります。たとえば、入社意思の確認や給与など待遇面の説明には、人事を担当する社員からの説明が有効です。また、仕事内容や入社後の不安のサポートなどは、配属先の現場で働く社員から説明するのが効率的です。企業理念についての説明では、直接経営陣が行うことで、より伝わりやすくなるという効果が期待できます。
3. 内定者からの逆質問に回答できる準備をする
内定者からの逆質問に答えられるよう準備しておくことも重要です。とくに、内定後の逆質問では、給与や労働時間、残業、配属先、福利厚生などの入社における踏み込んだ内容の質問が多くなるでしょう。また、入社までに持っておいて欲しい知識など、事前準備に関して逆質問されることもあります。
これらの逆質問にスムーズに答えられないと、内定者の信用を得られません。そのため、労働条件はもちろんのこと、内定者から逆質問される内容を予想し、リストアップしておくことが重要です。また、社内報など、わかりやすく回答するための資料を用意しておく必要もあります。
内定者面談で採用担当者が聞くこと・質問例
他に選考を受けている企業はありますか？
入社意思の確認も踏まえ、他に選考を受けている企業の有無を確認する場合の質問です。他社の選考状況を知ることで、内定承諾の可能性を探ります。この可能性が低い場合、再選考を検討しなければなりません。
また、他社の選考スケジュールを把握することも重要です。他社の返答期限にあわせてこちらも調整できるという旨を伝えれば、就活状況を確認できる可能性があります。
いま心配していることはありますか？
入社に関する不安を解消するための質問です。入社に関する不安のサポートを内定者面談の目的のひとつに設定している場合は、必ずこの質問を行いましょう。
内定者が抱えている不安要素に対して、丁寧なフォローを行うことで内定者の不安を解消し、入社への意欲や安心感を高めることができます。それにより、内定辞退を避けられる可能性が高まります。
内定者面談で内定者からよくある逆質問
給与・昇給・賞与について教えてください
このような待遇面に関する逆質問は最も想定されます。内定者からすれば、給与や賞与、昇給などは入社するにあたり一番気になる事柄です。
この場合、給与や賞与の支給日、および具体的な金額を伝えるとともに、昇給に関してはモデルケースとなる社員の昇給について説明できるようにしておくことが大切です。
入社までに必要な準備や行うとよいことを教えてください
入社までに必要な書類などは、伝え漏れのないようにしなければなりません。伝え忘れてしまうと、信用問題に関わります。とくに、期限があるものは確実に伝えましょう。
一方、実際の仕事で役立つスキルや取得するとよい資格などがある場合、面談の場で伝えておくことも大切です。また、スキル習得のサポート制度などがある場合には、内定者に伝えることでモチベーションを高めることができます。
内定者面談後の内定辞退を避けるコツ
内定者に適した担当者を選ぶ
面談には、その面談の内容および内定者に適した担当者を選ぶことが重要です。必ずしも採用担当者が行う必要はないため、配属予定の部署の上司や人事担当者などから適切な人材を選びましょう。
早めに面談を設定する
初回の内定者面談は、内定の通知から1～2週間以内に実施することが大切です。内定者にとって、内定後すぐは他社の選考も踏まえ悩みやすい時期でもあります。悩んでいるタイミングで内定者面談を実施すれば、悩みの相談など、不安に対するサポートが行えます。内定辞退の防止にも効果的です。
内定者面談は、入社意思の確認や仕事内容・労働条件の説明だけでなく、入社に対する不安要素を取り除く効果もあります。面談の目的を明確にした上で内容を決定し、逆質問に対する準備を入念にしておくことが大切です。
まとめ
内定者面談は、入社の意思確認や労働条件の擦り合わせ、入社に対する不安のサポートなどを目的として行います。回数の目安としては、入社までに3回程度行うのが一般的です。複数回行うことで企業に対する親近感を醸成する、所属意識を高めるといった効果が増加します。また、初回の面談を内定通知から1～2週間後に設定することで、内定辞退を防ぐ可能性が高まります。適切な内定者面談を行い、円滑に内定者が入社できる環境を整えましょう。
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