新入社員の定着やスキルアップのために、フォローアップ面談を取り入れる企業が増えています。フォローアップ面談により、新入社員の現状や悩みがわかるため、バックアップも可能です。この記事では、フォローアップ面談の目的や流れ、注意点などについて解説します。フォローアップ面談のポイントや質問例も紹介しているので、自社で取り組む際の参考にしてください。
フォローアップ面談とは
フォローアップ面談がどのようなものであるかを、基本から知ることは大切です。ここでは、概要や通常の面談との違いなどを解説します。
フォローアップ面談の概要
フォローアップ面談とは、新入社員の入社後に定期的に行う面談やカウンセリングのことです。新入社員が職場や仕事、人間関係で悩みを抱いていないか把握し、サポートを行うことが目的となります。新入社員の現状を把握することが大事であり、現状を踏まえた上で、改善点や目標を一緒に考えたり、提示したりする必要があります。
フォローアップ面談と通常の面談の違い
フォローアップ面談と通常面談の違いは、面談の内容に基づいて「評価をするか」「状況を聞き出すか」というところにあります。通常の面談は評価を目的として行われることが多く、情報共有や意思疎通の場でもあります。一方で、新入社員に寄り添い、現状と課題を聞き出す場合がフォローアップ面談です。
フォローアップ面談の目的
フォローアップ面談には明確な目的があり、理解して面談に臨むことが大事です。ここでは、企業がフォローアップ面談に取り組む重要な目的を3つ解説します。
新入社員の定着
フォローアップ面談の重要な目的の1つが、新入社員の定着です。時間と労力とコストをかけて採用した優秀な新入社員が、辞めることは企業にとって損失になります。離職率の高さは、採用活動や研修コストを上げる要因です。フォローアップ面談により、丁寧に新入社員の話を聞き取り、抱えている悩みを共有しましょう。入社後の、早い時期に抱える悩みを解消することで、定着率を上げられます。
スキルアップ
研修や実践で学んだことを、習得しているかの確認も大事な目的です。新入社員のスキルを確認し、今後必要となるスキルについて話し合いましょう。その上で、次の目標設定を確認して次回のフォローアップ面談につなげ、スキルの定着を確認します。現状と目標のギャップを確認したり、目標の認識が明確であるかなどをヒアリングしたりしながら目標達成へのステップを共に考えましょう。
モチベーションの向上
フォローアップ面談により、新入社員の課題が明確となります。新入社員は課題を認識することにより、自主的で具体的な行動を起こしやすくなるでしょう。結果として、モチベーションの向上にもつながります。上司や人事の担当者との交流を通じて、刺激を受けられることもモチベーションを上げる要因になります。なお、評価する場合は新入社員に対して評価の理由を具体的に伝えることが重要です。課題が明確化し、具体的な行動に移しやすくなります。
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フォローアップ面談の流れ
フォローアップ面談を実際に行う際には、流れを理解しておく必要があります。フォローアップ面談の流れの4つのポイントを解説します。
Step1面談の実施を伝える
該当する新入社員にフォローアップ面談を実施する旨を伝えます。新入社員が、安心して話せる環境であることが重要です。事前に面談日と目的を伝えることで、スケジュールを調整しやすくなり、話しやすい環境をつくれます。新入社員には「課題や悩みを知ることで、上司や人事としてフォローしたい」という姿勢を見せることが大事です。
Step2状況を確認する
新入社員とのフォローアップ面談にあたっては、新入社員に職場における自身の状況、職場をどのように感じているかなどを確認します。仕事の進捗や目標の達成状況、モチベーションの状態、人間関係などで悩みがないかを丁寧に聞き出しましょう。具体的な事実に基づいて状況を確認するようにしてください。
Step3希望を確認する
フォローアップ面談では、新入社員の希望を聞き出すことも重要です。新入社員が複数の希望を持っている場合は、最も強く望むものはどれであるかを確認しましょう。新入社員の希望を確認すれば目指すべきゴールが見えるため、新入社員が抱えている課題解決への糸口も見えやすくなります。
Step4本人のモチベーションを確認する
新入社員の課題の解決策が、モチベーションの上がるものであるかの確認も重要です。モチベーションが上がらないような解決策であれば、積極的な行動も見られないでしょう。新入社員が具体的なイメージをつかめていない場合も、モチベーションは上がりません。解決策を具現化できるように話し合い、高いモチベーションをキープできるように導くことが大事です。
フォローアップ面談におすすめの時期
新入社員の入社後、どれくらいの期間に、どのような内容でフォローアップ面談を実施すれば効果的かを解説します。
入社1か月後
最初のフォローアップ面談は、入社1か月程度で実施するのがおすすめです。この時期は、具体的な悩みや課題を質問しても、明確な返答がない場合もあります。新入社員との人間関係も深くないため、コミュニケーションを重視して面談を行いましょう。業務や職場への理解を深めるアドバイスも、モチベーションアップにつながります。
入社3か月後
2回目のフォローアップ面談は、入社3か月後が目安です。1度目の面談で、離職の可能性が高いと判断した新入社員の場合は、間隔を短くする必要があります。入社3か月後は、具体的な悩みや課題が生じる時期です。周囲と合わないなど、人間関係でストレスを感じている時期でもあります。丁寧に聞き取り、一緒に解決策を考えましょう。
入社6か月後
3回目のフォローアップ面談は、入社6か月後程度がおすすめです。この時期の新入社員は、仕事を進めていく上での悩みや課題が具体的になります。知識やスキルも定着し、配属された部署で戦力となり始めているため、自主的に目標を定めるように促しましょう。モチベーションが低下しているようであれば、仕事の目的や社会的役割を再確認してもらうことが大切です。
入社1年後
新入社員として最後のフォローアップ面談は、入社1年後がおすすめです。次の新入社員が入社するため、後輩ができる前に行うようにしましょう。面談内容は、主にキャリアプランとそのサポートです。中長期的な視点から、仕事や職場環境を捉えるように促します。今後も働きたい会社であり部署であるかを考えさせ、具体的なキャリアプランを引き出すことが重要です。
フォローアップ面談の注意点
フォローアップ面談にはいくつかの注意点があります。ここでは、重要な3つの注意点について解説します。
プライベートにむやみに立ち入らない
面談中は新入社員のプライベートにむやみに立ち入らないことが重要です。たしかに、プライベートな会話はコミュニケーションを深め親密さにつながりますが、根ほり葉ほり聞かれることを嫌う新入社員もいます。プライベートに踏み込みすぎると嫌悪感を抱かれたり、プライバシー管理がなっていない会社と思われたりするため、注意しましょう。
横柄な態度をとらない
フォローアップ面談は、相手が新入社員だからといって横柄な態度を取らないことが大事です。威圧的な態度では新入社員が心を開いてくれず怖がられたり、話をしても通じないと思われたりします。面談者の人選に配慮し事前にトレーニングを行うことも重要です。柔和な態度で接し、新入社員の意見を否定しないように心がけましょう。
面談場所に配慮する
フォローアップ面談では、面談場所に配慮することも重要です。喫茶店やカフェなどの環境は、誰に話を聞かれるかわからないため避けましょう。会社に面談室が整備されていない場合は、プライバシーが配慮された場所で行います。防音設備が整った会議室などがおすすめです。パワハラやセクハラなどの深刻な相談の場合は、第三者に聞かれない場所で行います。
フォローアップ面談を実施するときのポイント
フォローアップ面談を実施する際には、いくつかのポイントがあります。ここでは、3つの重要ポイントを解説します。
Point1直属の上司以外が行う
フォローアップ面談では、新入社員が話しやすい雰囲気づくりが大切です。直属の上司や先輩ではなく、人事の担当者や社員教育担当者などが面談を行いましょう。他部署の人が相手だと話しやすくなり、本音を伝えることができます。直属の上司や先輩から、事前にヒアリングを行っておくと面談がしやすくなります。
Point2聞き役に徹する
フォローアップ面談では、面談者が聞き役に徹することが重要です。面談者が一方的に話し続けては、新入社員は話すことができなくなります。一方的な話には、新入社員が違和感を覚えるかもしれません。話しにくい雰囲気では、新入社員は胸の内を話せなくなるため、マイナス効果となります。聞き役に徹することで、コミュニケーションを深めることが可能です。
Point3会話を深堀して次の行動や目標設定につなげる
新入社員が話す言葉のなかには、掘り下げた方がよいことが含まれます。それを拾い上げて質問し、会話を深掘りすることもフォローアップ面談のポイントです。新入社員の根本的な考えを理解できるように質問します。フォローアップ面談を複数回行うのは、新入社員の現状確認だけではなく、目標設定と目標に対する行動がどのように変化しているか確認するためです。
フォローアップ面談の具体的な質問例
フォローアップ面談をする際には、多くの質問を用意しておかなければなりません。ここでは具体的な質問例を紹介します。
普段の業務や給与に関する質問
普段の業務や給与に関する質問については、質問を分けることが重要です。下記は業務と給与に関する質問例です。
【業務に関する質問例】
- 仕事の量は適正だと思いますか？
- どのような仕事に取り組んでいるときが楽しいですか？
【給与に関する質問例】
- 給与で困っていることはありますか？
- 残業時間は週にどの程度ですか？
職場の人間関係に関する質問
職場の人間関係に関しても、聞き取りを行う必要があるため、あらかじめ質問を用意しておきましょう。
【人間関係に関する質問例】
- 現在の部署は働きやすいですか？
- 上司や先輩など同僚たちとの人間関係は良好ですか？
- 話しやすい同僚はいますか？
部署内での良好なコミュニケーションが、取れているかなどを質問するのがポイントです。
将来の展望に関する質問
将来の展望に関する質問も重要です。希望の職種や部署などを丁寧に聞き出し、アドバイスすることで定着率が上がります。
【将来に関する質問例】
- 目標に対しての行動イメージはできていますか？
- 1人で難しい仕事や課題を上司と共に行うことをどう感じますか？
- 課題を解決できたらどう感じますか？
- 今の部署と異なる魅力的な部署はありますか？
- 今後どのようなスキルを身につけたいですか？
まとめ
フォローアップ面談は、入社後の新入社員を対象に行う面談やカウンセリングです。新入社員の定着率を上げ、スキルアップを目指しています。フォローアップ面談で重要なのは、新入社員のモチベーションを高め、自身の努力とスキルで課題を克服させることです。もちろん、バックアップやサポートも行わなければなりません。
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