転職先へ内定承諾のメールを送る！ 書き方から注意点、マナーまで解説

＃転職 ＃内定 ＃承諾 ＃メール

目次

• 内定承諾メールの書き方
• 内定承諾メールの例文
• 内定承諾メールを書く際の注意点
• 内定承諾のメール連絡マナー
• まとめ

内定承諾メールの書き方

転職の際、希望する企業から内定の通知を受け取ったとき、どのように承諾の意思を伝えればよいのでしょうか。この記事では、内定を承諾する際のメールの書き方、その際のエチケット、そして気を付けるべきポイントを具体的な例を交えて解説します。

内定通知に対するお礼を入れる

内定を受けたら、感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。内定の返信メールの冒頭に、挨拶とともに感謝の気持ちを述べましょう。内定承諾の意思表明だけでメールが終わってしまうと、簡素で冷たい印象を与えてしまう恐れがあります。

企業の採用活動には多額の費用と時間が費やされています。内定通知への感謝に加えて、選考に時間を割いていただいたことに対してもお礼を簡潔に述べると、採用担当者への好印象につながります。

入社への意欲を感じてもらえる一文を入れる

次に内定承諾の意思をはっきりと伝えましょう。「謹んでお受けします」など、丁寧かつ明確な表現を使用してください。内定を受けるのか分からないような、曖昧な言い回しはトラブルのもとです。

入社への決意や意気込みを添え、前向きな気持ちをアピールするのも大切です。内定を得た喜びで長々と書きたくなるかもしれませんが、簡潔に書きましょう。メールの主旨は、あくまで内定承諾の連絡をすることです。

また、採用担当者は入社後の先輩や上司になる人物です。長く良好な関係を築いていくためにも、メール対応で悪目立ちすることがないように意識しましょう。

質問や確認事項があれば入れておく

長期間の転職活動後に内定を得ると、入社することをすぐに決めたくなるかもしれません。しかし、もっと慎重に検討すべきだった、他の企業の結果を待つべきだった、などと後悔することがないよう、自分の中でしっかりと納得した上で、承諾することが大切です。

給与や残業、転勤といった選考中に聞きにくい内容も、遠慮せずに尋ねましょう。疑問や不安を持ったままの入社は、期待とのギャップが生じ、退職へとつながる可能性があります。入社に先立ち、詳しい労働条件や業務内容の不明点についての質問は遠慮せずに行いましょう。

また、内定承諾後も、必要書類の確認や事務手続きなど、採用担当者と引き続き連絡を取ることになります。海外旅行などで電話やメールの対応が難しい期間や時間帯がある場合は、内定承諾のタイミングで前もって伝えておきましょう。

内定承諾メールの例文

企業へ直接内定承諾のメールをする場合

【例文】
株式会社〇〇
人事部〇〇様

大変お世話になっております。
貴社の中途採用に応募しました〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただき、大変ありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。
貴社で1日も早く活躍できるよう努力して参ります。

つきましては、今後の手続きについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類等あればご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

署名

転職エージェントを通じて内定承諾を連絡する場合

【例文】
株式会社◇◇
◇◇様

大変お世話になっております。
○○○社の内定連絡をいただきました××です。
この度は内定まで様々なサポートをいただき、大変お世話になりました。
○○○社の皆様に、内定承諾の旨をお伝えいただけますでしょうか。
入社後は1日でも早く活躍できるよう努めて参ります。

つきましては、今後の手続きについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類等あればご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

署名

内定承諾メールを書く際の注意点

内容承諾メールを書く際に、気を付けなければならないポイントがいくつかあります。採用担当者に悪い印象を与えないためにも、それぞれの項目をチェックしておきましょう。

内定承諾メールは読みやすい文章にする

内定への返信メールは、装飾や絵文字を避けた、シンプルな形式で執筆します。

受け取り側の端末やメールアプリによって表示は変わりますが、一般的なパソコンのメールソフトを基準に、適切なタイミングで改行しましょう。目安としては、30～35文字ごとに改行を加えると読みやすくなります。段落の配置も読む際の快適さに影響するため、書く内容に応じて、前後に空行を挿入しましょう。

また、送信する前に、文中の誤字や脱字も忘れずに確認しましょう。漢字の間違いや不自然な敬語などは、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

内定承諾メールは簡潔にまとめる

採用担当者は他の応募者ともやり取りをしているため、ひとつのメールに多くの時間を割くことはできません。冗長な表現や独りよがりな文章が続いてしまうと、採用担当者の負担になってしまいます。

内定承諾メールは内容を簡潔にまとめることが大切です。要件を整理し、どのような内容のメールなのかがひと目で分かるようにしておきましょう。

内定承諾のメール連絡マナー

内定承諾の連絡は早めにする

企業からの内定通知がメールで届いた際、返信は迅速に行いましょう。返信が遅れると、企業側の担当者は、メールが届いていないのではないか、内定を辞退されるのではないかと不安に感じてしまいます。採用活動には莫大なコストがかかっているため、内定辞退は企業にとって経済的損失となります。

24時間以内に連絡を返すのがベストではありますが、すぐに対応できない場合でも、2～3日以内、遅くとも1週間以内には必ず返信しましょう。うっかり連絡を忘れていた、という事態にならないように、内定通知メールにフラグを付けたり、リマインダーを設定しておくことをお勧めします。手が空いたタイミングですぐに返信できるようにしておきましょう。

メールで返信する際は件名を変更しない

内定通知メールに対する返信時、メールの件名は変更しないようにしましょう。送られてきた件名をそのままにし、本文が引用された状態で返信することで、採用担当者は内容の確認をスムーズに行うことができます。

採用担当者は、毎日数多くのメールを受信しています。件名で、新規で受信したメールなのか、送信したメールに対する返信なのか把握したり、やり取りの内容を覚えていたりするため、件名を変えてしまうと、それが分からなくなってしまいます。

社名や株式会社などの法人名を略さないのもビジネスのエチケットです。「（株）○○」のような短縮形ではなく、「株式会社○○」と正式に表記しましょう。企業名や担当者の部署名、敬称なども同様に、正しく記載してください。

まとめ

この記事では、内定の承諾メールの書き方やその際のエチケット、注意点を詳しく解説しました。

内定承諾メールには、受諾の意思表示だけでなく、選考プロセスや内定に対する感謝の気持ちや入社への意欲、選考中に聞けなかった質問や確認事項をしっかりと伝えることが重要です。メールのマナーや件名の取り扱い、企業名の正式な表記方法など、ビジネスエチケットも忘れてはいけません。

内定後のやり取りは、企業との長期的な信頼関係を築き上げるための第一歩です。適切な対応を心がけることで、新しい職場でのスタートをよりスムーズに迎えることができるはずです。